Nadie necesita que le recuerden que estamos perdiendo tiempo en reuniones. Los análisis muestran que una empresa dedica 300.000 horas al año a una única reunión semanal. Para muchas personas, las reuniones son un mal necesario que deben soportar en la vida empresarial diaria. La ironía es que, a pesar de la mala recepción, las reuniones están destinadas a ser la columna vertebral del panorama empresarial actual, donde cada vez más organizaciones tienden a valorar el esfuerzo en equipo por encima de los logros individuales. Jon Ryburg, presidente del Facility Performance Group en Ann Arbor, Michigan, y psicólogo organizacional, a menudo les dice a las empresas que necesitan el doble de espacio para reuniones que hace 20 años.
Aunque algunas reuniones son definitivamente una pérdida de tiempo, ahora es más esencial que nunca producir reuniones productivas. En un intento bien intencionado de cambiar la percepción general hacia las reuniones, retrocedamos en el tiempo para ver cómo han evolucionado a lo largo de la historia.
Agora y el surgimiento de la democracia griega
Aunque es difícil precisar el momento exacto en que comenzaron las primeras reuniones, vale la pena notar que los seres humanos comenzaron a reunirse en lugares públicos o plazas de mercado para intercambiar ideas desde los primeros tiempos. Hacia el 600 a.C. en la Antigua Grecia, gracias al rápido desarrollo del comercio y a las nuevas innovaciones en arquitectura y cultura, todas las principales ciudades tenían una Ágora, que significaba "lugar de reunión", o más tarde se convirtió en "mercado". La Ágora era un área pública construida en el centro de la ciudad que consistía en varios edificios públicos y puestos de mercado. Las personas se reunían en la Ágora para comprar y vender productos, pero el subproducto principal de cualquier reunión era el diálogo. Los temas podían variar entre arengas políticas o simples chismes, aunque también se discutían ampliamente conceptos filosóficos. Algunas de las mentes más grandes de la época fueron visitantes frecuentes de la Ágora en Atenas, incluidos Platón, Aristóteles y Sócrates. Fue en la Ágora ateniense donde Sócrates cuestionó a los asistentes sobre su comprensión del significado de la vida.
Las reuniones en la Ágora eran en su mayoría informales y con un ambiente casual, similar a los almuerzos de trabajo de alto nivel en la actualidad. Los oradores solían dirigirse a una gran multitud, haciéndoles preguntas para provocar el pensamiento crítico sobre cuestiones de la vida. Muchas de las filosofías más prominentes del mundo nacieron de esas reuniones y continúan influyendo en nuestra vida diaria.
The 'School of Athens' fresco by Raphael. Credit: WikiArt
La Ágora también fue el lugar donde surgió y floreció el concepto de democracia. Los atenienses creían en el consenso de la mayoría, y todos veían su deber de servir en los jurados como un privilegio. Cuando surgía un asunto relacionado con leyes y regulaciones que requería votación, los ciudadanos comunes asistían a un foro abierto en la Ágora para debatir y emitir sus votos. Tanto los tribunales como el Senado de la ciudad estaban ubicados dentro de la Ágora para demostrar esta naturaleza abierta e igualitaria.
Foro Romano y los procedimientos meticulosos de las reuniones del Senado
Hasta que la República Romana conquistó Grecia alrededor del 146 a.C., los romanos habían adoptado muchas ideas sobre arte, literatura, filosofía y arquitectura. Una de ellas fue el Foro Romano. Al igual que la Ágora griega, el Foro Romano era inicialmente un lugar público para usos comerciales y políticos, que más tarde incluyó rituales religiosos y celebraciones. La Curia dentro del Foro era un lugar de reunión construido específicamente para el Senado Romano. Durante el reinado de la República, el Senado Romano tenía un poder enorme sobre el gobierno civil en Roma. Como consejo asesor, los senadores discutían y votaban sobre nueva legislación o establecían nuevas políticas.
Los senadores eran inicialmente patricios nombrados por los cónsules, y más tarde por los censores. El Princeps Senatus era el líder de la casa, elegido entre los ex censores por un período de 5 años. Él tenía la responsabilidad de establecer los tiempos y lugares de las reuniones, abrir y cerrar las reuniones, leer documentos ante los miembros, reunirse con dignatarios e imponer el orden entre los senadores, incluidos los cónsules.
Durante las reuniones, los senadores se turnaban para abordar los temas. Se establecía un estricto orden de palabra que definía quién podía hablar y cuándo, similar al acuerdo de asientos, en el cual el Princeps Senatus ocupaba la primera silla, seguido de los cónsules, censores, pretores, ediles, tribunos y, finalmente, los cuestores. Los senadores podían debatir sobre los asuntos concernientes. Después de las discusiones, se llamaba a la votación mediante movimientos físicos dentro de la cámara. Los senadores se levantaban y se dirigían hacia el lado con el que estaban de acuerdo. Los asuntos no importantes podían resolverse con una simple votación a mano alzada. Por regla, todas las reuniones debían terminar antes del anochecer.
Aunque los romanos demostraron avances en la realización de reuniones al crear un procedimiento meticuloso, aún existían algunas debilidades. Por ejemplo, dado que no había límites en el debate, los senadores podían emplear varios métodos de subversión para retrasar las votaciones. Entre estos, el filibusterismo o hablar durante largos periodos de tiempo era el más popular.
La expansión de los espacios de reunión y las Reglas de Orden de Robert
En el siglo XIX, se construyó un gran número de nuevas universidades para satisfacer la creciente demanda de compartir información académica. Como resultado, la necesidad pública de espacios más grandes para reuniones también aumentó. Al mismo tiempo, gracias a la revolución industrial y al desarrollo del transporte ferroviario, se abrieron muchos hoteles nuevos, más grandes, cerca o dentro de estaciones de tren que comenzaron a alquilar sus espacios para reuniones.
Además de las promociones de productos y reuniones anuales de juntas, surgieron nuevos tipos de reuniones, como conferencias, seminarios y charlas académicas. Para entonces, los pueblos y ciudades eran más conscientes del beneficio que las reuniones masivas traían. Se contrataban vendedores para invitar a que las reuniones se llevaran a cabo en las ciudades. En 1896, se estableció la primera oficina de convenciones.
En 1876, el Mayor del Ejército de los EE.UU., Henry Martyn Robert, escribió la primera edición de las Robert's Rules of Order tras diez años de trabajo. El conjunto de reglas se basaba en las utilizadas en la Cámara de Representantes de Estados Unidos y también se identificaba con la ley parlamentaria, y era una guía para los procedimientos de las reuniones civiles.
Las Robert's Rules buscan mejorar el proceso de toma de decisiones y garantizar el derecho de todos a expresarse, proporcionando reglas y procedimientos estándar para la deliberación y el debate. Cubre cuatro aspectos principales:
- Convocante de la reunión: Primero, debe haber un Presidente u Oficial que facilite la reunión. Este oficial toma sugerencias y elabora una agenda antes de enviarla a todos los participantes. En la reunión, el oficial abre y aborda todos los temas en discusión.
- Mociones y Resoluciones: El núcleo de las Reglas de Orden de Robert es la creación de mociones. Se trata de una propuesta formal para que los miembros adopten una postura o tomen medidas sobre determinadas cuestiones. El participante que desee presentar una moción debe esperar la llamada del Oficial para obtener la palabra. Sólo se puede presentar una nueva moción después de que haya hablado el último orador. Debe ser concisa y afirmativa. Ningún miembro puede repetir la misma cuestión. Cualquier otra elaboración tendrá lugar en el periodo de debate.
- Discusión y debate: Para que una moción entre en discusión, debe haber al menos otra persona que la «secunde». Secundar una moción no significa necesariamente que la persona esté de acuerdo con las ideas. Simplemente significa que le gustaría que se profundizara en el tema.
- Votación: Una vez finalizado el debate, el Presidente o el Responsable debe preguntar «¿Están listos para la pregunta?» y esperar a que no haya más mociones para pasar a la votación. Los participantes emitirán su voto levantando la mano derecha o utilizando la respuesta afirmativa «sí» para aprobar o la respuesta negativa «no» para rechazar la moción. El resultado de la votación viene dado por el consentimiento de la mayoría.
El Orden de Robert marca el tono de las reuniones en las que se intenta tomar decisiones. Las empresas suelen aplicar la regla con pequeños cambios para adaptarla a su cultura organizativa. Aquí tienes un artículo muy útil de dummie.com en el que se ofrece la hoja de trucos de las Reglas de Orden de Robert.
La revolución de la tecnología en las reuniones
En 1990, Microsoft introdujo PowerPoint, el primer programa que ayuda a visualizar presentaciones y organizar discursos de la forma más coherente. En las reuniones, PowerPoint ha sido la poderosa herramienta que ha permitido prescindir de los aburridos folletos en papel y ha ayudado a los oradores a compartir y distribuir el contenido más lejos y mucho más rápido. Según diversas fuentes, cada día se crean más de 30 millones de presentaciones en PowerPoint.
Como ocurre con algo tan omnipresente, PowerPoint tiene su parte de desprecio. El mayor problema de PowerPoint radica en su única función: las artes visuales. El artículo «Death To PowerPoint» (Muerte a PowerPoint) descubrió que el 36% del tiempo de preparación de una propuesta media lo consumían trabajos de diseño y animación realizados por personas sin formación formal en gráficos. Las animaciones de aficionados y los efectos rebuscados aburren al público y hacen que los ponentes dejen de centrarse en la estructura subyacente, que consiste en construir un mensaje a partir de una historia poderosa. Una buena historia convierte los datos tediosos en algo significativo. Una mala historia se oculta bajo imágenes de archivo tontas y efectos de animación cutres.
As with something so ubiquitous, PowerPoint has its share of contempt. The biggest problem with PowerPoint lies in its sole function - visual arts. The article "Death To PowerPoint." found a staggering number of 36 percent of the preparation time for the average proposal was consumed by design and animation work by people without formal graphics training. The amateurish animation and stilted effects bore the audiences and distract speakers from focusing on the underlying structure of building a message using a powerful story line. A good story turns tedious data into something meaningful. A bad story covers under silly stock images and cringy animation effects.
Resulta que muchas empresas se están decantando por opciones alternativas. Amazon ha prohibido las presentaciones en PowerPoint en todas las reuniones de la empresa. En las conferencias TED, se anima a los ponentes a utilizar pizarras o tarjetas para transmitir sus mensajes.
Scott Berkun, autor de El año sin pantalones, al hablar del uso innecesario de diapositivas en las presentaciones, señaló: «Muchos oradores utilizan diapositivas para mitigar el miedo. Si te esfuerzas por tener puntos claros y practicas. Es poco probable que olvides algo importante. Incluso si olvidas algo, sólo tú lo sabrás. Como no hay diapositivas, como orador, sólo tú sabes lo que pensabas decir».
Conclusión
A lo largo de nuestra historia, los seres humanos hemos intentado que las reuniones fueran más eficaces en menos tiempo. En muchos sentidos, gracias al rápido desarrollo de la tecnología, ahora disponemos de muchas herramientas que ayudan a crear mejores mensajes y facilitan su difusión a muchas plataformas y diferentes audiencias. Sin embargo, sin una comprensión adecuada de los propósitos, las audiencias y la falta de conocimientos para aplicar los procedimientos correctos, accidentalmente creamos reuniones espantosas que encierran las mentes de la audiencia y agotan toda su energía. Crear una reunión de éxito es crear un entorno en el que se escuchen todas las voces y fluya la creatividad. Se calcula que la gente pasa el 30% de su tiempo en reuniones todos los días. Si tienes que hacerlo, haz que merezca la pena.
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